※大家可按左邊的mp3播放鍵來試聽口訣哦。
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檔號 |
保存年限 |
機關 函 |
地址 |
聯絡方式(承電傳e) 1承辨人2電話 3傳真4e-mail |
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郵(號)
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受(地) |
受(關) |
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發(日)
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發(字) |
速(別) |
密(等) |
附(件) |
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主(針為促鑑據強請)
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說(依鑑期附) |
辦(組規議文召派設回獎) |
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正(受文者)
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副 (相關單位) |
署(上職下簽) |
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公文寫作只要背好將近十九個字的口訣,就可快速掌握公文七成重點:
先用故事法將這十九字公文口訣大概的流程記下來,才不會記錯順序
起: (有主詞,受詞與動詞)從前有一個人叫做檔寶,它很喜歡含地上長出來的蓮花-檔保函地聯
承:(有反應,有感覺,有回饋)它覺得嚐起來油油的,可以當成油切,變得瘦瘦的-郵受受
轉:(主角有感覺就要有反應,所以會有相對應的行動)此時檔寶唸了一句「發發速密附」的咒語召喚地蓮童子
合: 然後蓮花童子就出現了,說「主人有什麼要我說明辨理的嗎? 我可以叫正副部署(老鼠)來幫你處理
,不過請先去拿號碼牌),最後檔寶覺得,怎麼這地蓮童子也這麼官僚啊
以上這個故事的編法是符合記憶心理學的,解析如下:
1首先口訣一句不超過五個字符合短期記憶七的正負二法則
2有起承轉合且依照主角,動作,受詞,形容詞,副詞,補語與過程,結果的程序
3好笑而且誇張
4每個口訣字儘量以具體名詞來表示,人才好回憶想像。
例如:
檔保函地聯 :檔號/保存年限/機關 函/機關地址/聯絡方式
郵受受: 郵遞區號/受文者地址/受文者
發發速密附 :發文日期/發文字號/速別/密等/附件
主說辨:主旨/說明/辨法
正副署:正本/副本/ 長官 簽名章
因此精熟口訣是必要條件,可以幫助你掌握六成至七成的分數
但是充份條件則要透過您再精讀聖經版教科書與考古題的大量
練習,方能達到八九成考上的實力。
(充份條件與必要條件是互相支持,我們的策略就是透過口訣與
有效縮短背誦時間,然後將多的時間用來練習並精讀,而人
類記憶力也會因為有效壓縮記憶體(口訣的功能)而運作的更良好,
近年的研究便指出--東方人的數學比較好被認為與中文數字在腦
袋中運作效果比英文簡便有關,妳可以想想,當我們背九六 五十
四的時候,五個音就搞定只要三秒,美國人卻要在腦袋裡運作
nine plus six = fivty four 將近十個音節,難怪美國小孩數學
會算到要抓狂啊。簡單來說,口訣這東西可以幫助我們更容易
理解考科內容,轉化成申論題的時候,也只要解壓縮即可,用
在考試速記時也非常有用)
但是背完口訣後,只能拿到基本分數,要拿高分就要來看以下這個重要的
公文檢核表: check list
可影印後在複習時打勾或填滿此圓形空格,表示己完成檢核表所列準備工作
機關全銜及函稿為20號字,受文者、主旨、說明、辨法,內文等等為16號字
發發速密附正副本等皆為12號字
檔號/保存年限皆為10號字
公文通常寫在考卷第五頁的第一行:內容是 二、公文
檔號的啟始位置為從右邊算起第五格,字型比較小,一格約塞2個字
保存年限與檔號的條件相同
機關 函的字型要比較大,然後置中,機關名稱後要空一格 才寫函
地址從右數來第七格開始寫,記得字型也是比較小,一格兩個字
聯絡方式同上
郵遞區號從左邊數來第一格開始寫
受文者機關地址也是一樣
受文者:一個字一格,記得要加冒號- 如受文者:臺北市政府勞工局
發文日期:也是字型比較小,一格兩個字 (為怕發發速密附時順序搞錯,要另外記
日字別等件的次口訣,就可以完全還原
發文字號:00字第00000號。字型大小的條件同上
速別: 口訣-普速最--普通件/速件/最速件 分別是六日,三日與一日
密等:口訣-絕極機密通--1絕對機密2極機密3機密4密5普通
附件: 可加可不加,有加比較高分 (不過最後在辨法裡要提到參考如附件做為補充)
主旨:(上行文可用 1請 鑒核2請 核示3請 備查 平行文則用1請 查照 2請 查照惠辨
下行文可用 1請 查照 2希 照辨 ) 口訣:鑒核查惠查希
主旨像是一個人的頭,主要是讓人大概知道你想要表達什麼,所以簡略寫出大意即可。
主旨常用的開頭語1針對 2為 促進 3鑑於 4依據 5加強 6請就
口訣:針為促鑑據強請
說明:說明像是一個人的身體,主要在解釋說明公文發出的原因跟理由
第一項通常是說明原因,第二項才開始寫政府的看法,第三項寫政府希望達成的結果
第四項寫檢附附件,看起來好像很有一回事,比較專業。
常用的開頭語1依據 2鑑於 3期望 4檢附附件(通常檢附寫在最後一項)
口訣:依鑑期附
辨法:辦法像是一個人的手腳,表示要開始做事情了,因此每次項開頭用語比較是行動
式的動詞:
1請成立專案小組 2請規劃相關辨法 3請召開專案會議 4請製作文宣
5請召集相關單位 6請派員執行 7請設立專線 8請回覆執行狀況做為獎懲依據
口訣:組規議文召派設回獎
正本:(也就是受文者)
副本:(通常要配合相關單位,委員才會覺得你考慮很周延,有配套式的思考
例如正本的受文者如果是警察機關,那副本可能就是內政部或法務部
視情況而定。(還有副本受文者最好也是寫全銜)
署章:(注意:上行文是職章而下行或平行文才是長官的簽字章)口訣:上職下簽
